Päivi Pohtii: Uusi vuosi, uudet kujeet

Uusi vuosi, uudet kujeet

 

Taas on vuosi vaihtunut ja kirjoitetaan jo vuosi 2020. Vastahan se vuosituhat vaihtui ja taas on vuosikymmenkin uusi!

Alkuvuosi on usein järjestäytymiskokousten aikaa. Samalla voisi miettiä, mitä uutta voitaisiin tehdä käytännön asioiden hoitamiseksi yhdistyksessä. Pitääkö kaikki tehdä aina samoin kuin ennenkin? Voisiko tämä uusi vuosi ja uusi vuosikymmen inspiroida yhdistyksemme toimimaan uudella tavalla?

Kokeilepa vaikkapa näitä vinkkejä omassa yhdistyksessäsi! Älä luovuta ihan heti, me täällä Varsinais-Suomessa lämpenemme kovin hitaasti uusille asioille.

1. Huolehditaan siitä, että työt hallituksen kesken jakautuvat tasaisesti. Kukaan ei jää yksin tekemään töitä, vaan tehdään ne yhdessä. Se on mukavampaa, se sitouttaa paremmin hallitustyöskentelyyn ja voimme oppia toisiltamme uusia tapoja tehdä asioita. Kokeillaan tätä vaikkapa jäsentiedotteen tekemisessä. Kootaan tiedote hallituksessa, tulostetaan se porukalla ja laitetaan kuoriin yhdessä. Liimataan osoitetarroja kimpassa ja huomataan, että homma olikin mukavampaa kuin luulimme!

2. Päätetään jo ensimmäisessä kokouksessa, ettei mikään asia jää yhden ihmisen taakse. Jos tämä ihminen sairastuu, koko yhdistys lamautuu. Huolehditaan siitä, että tiedot jaetaan vähintään ”johtoryhmän” kesken. Tämän johtoryhmän voi muodostaa esimerkiksi puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, tiedottaja ja taloudenhoitaja tai jokin edellisestä joukosta koottu ryhmä. Johtoryhmän ei tarvitse olla iso, mutta siinä on hyvä jakaa tiedot tehtävistä, jotka on tehtävä ja jotka jo on hoidettu jne.

3. Mietitään toimintaa suunniteltaessa myös varasuunnitelma. Näin emme joudu pulaan, jos vastuussa oleva henkilö sairastuu tai estyy osallistumasta tapahtumaan. Tärkeää olisi, että vastuu jaettaisiin aina vähintään kahden hengen kesken.

4. Hienoa olisi, jos yhdistyksen hallituksella olisi käytössään yhteinen pilvipalvelin, josta löytyisivät kaikki oleelliset asiakirjat. Sieltä olisi helppo etsiä yhdistyksen säännöt, toimintasuunnitelmat ja -kertomukset, talousarviot ja esityslistat sekä pöytäkirjat. Sinne voisi luoda jokaisesta tapahtumasta oman kansion, jonne jokainen voi käydä kirjoittamassa ajatuksiaan, ideoitaan ja tekemänsä tehtävät. Kaikki pysyvät ajan tasalla siitä, mitä on menossa!

5. Miten olisi, jos kokeiltaisiin hallituksen kokouskahveja? Se ei olisikaan aina sama henkilö, joka keittää kahvit ja hoitaa tarjottavat. Vuoro kiertäisi. Ja mitä sitten tapahtuu, jos hallitus joisikin kahvit ennen kokousta? Näin ne, jotka eivät jaksa vaihtaa kuulumisia, voisivat tulla vasta kokoukseen. Kokous olisi tehokas, kun kuulumisten vaihto ja kahvin juonti olisi suoritettu ennen varsinaisen kokouksen alkua. Aloitetaan kahvit puoli tuntia ennen kokouksen alkua ja katsotaan, mitä tapahtuu!

Mikä on sinun vinkkisi uuden toimintakauden alussa? Kootkaa ajatuksia yhteen ja kokeilkaa muutamaa uutta tapaa toimia! Kiva olisi kuulla, mitä on kokeiltu ja kuinka sitten kävikään…

Kaikesta huolimatta, aktiivista vuotta 2020, alkaa se sitten vanhalla, uudella tai niiden yhdistelmällä!