Päivi Pohtii: Mitä tuli tehtyä?!

Tammikuun aikana näppäimet ovat kovilla useammassakin kodissa, jossa asuu yhdistysaktiiveja. Miksi? No, on aika koota viime vuoden tekemiset toiminta- tai vuosikertomukseen.

Siinä on aina oma hommansa, kun toimintakertomusta laatii. Jokainen yhdistys tekee sen oman näköisekseen ja omalla tavallaan. Mitä sinun mielestäsi on tärkeää näkyä toimintakertomuksesta?

Itse olen toiminut aktiivisesti eri yhdistysten hallituksissa vuodesta 1992 alkaen. Melko pitkä aika siis! Toisilla kokemusta on enemmän, toisilla vähemmän. Tärkeää on kuitenkin, että toimintakertomuksen muotoa voi muuttaa. Sen ei ole pakko olla vuosi vuodelta samanlainen, vuosiluvut vain vaihtuisivat.

Onnekseni olen viime vuosien aikana oppinut, että vuosikello auttaa todella paljon asioita. Se auttaa jo toimintasuunnitelmaa tehtäessä, mutta ennen kaikkea se auttaa resurssien mitoituksessa ja loppujen lopuksi vuosikertomuksen teossa. Kun yhdistyksellä on vaikkapa pilvessä yhteinen vuosikello, sinne päivitetään kuukausittain tapahtumat, niiden osallistujamäärät ja kaikki muu tarpeellinen tieto, kuten tappio/tuotto ja vapaaehtoisten määrä. Mitä kukakin pitää tärkeänä! Kuinka helppoa sieltä onkaan tehdä vuotuinen tilasto! Ja jos se vielä on excelinä, voi sieltä tutkailla vaikka ja mitä asioita!

Pitäisi ajatella myös tulevia yhdistystoimijoita ja kirjata historiaa varten tärkeitä asioita. Näkyykö teidän kertomuksessa vaikkapa mahdolliset ansiomerkit tai muut muistamiset? Kirjaatteko kertomukseen tapahtumat yksittäin vai koostettuna? Mainitaanko kertomuksessa osallistujamääriä? Onko kertomukseen liitetty myös talouden lukuja, kuten jonkin tapahtuman tuotto tai tappio? Mitä tietoja sinä etsit toimintakertomuksesta tai mitä toivoisit siellä olevan?

Täällä SYTYn toimistollakin tammikuu on kiireistä aikaa, kun työntekijät koostavat vuosikertomusta ja päivittävät samanaikaisesti toimintasuunnitelmaa vuosikokousta varten. Paikka auki-toiminta on ollut uutta SYTYssä, joten siitäkin piti koostaa omanlaisensa vuosikertomus.

Niinpä se sitten syntyi, yhdistysassistentin vuosikertomus. Yllättävän paljon on viime vuoden aikana tehty. Ehkäpä toiminnassa ylipäänsä on näkynyt, ja ainakin kuulunut, yhdistysassistentin läsnäolo toimistolla.